Reprezentujesz instytucję publiczną, realizujesz zadania samorządowe, edukacyjne, kulturalne lub opiekuńcze? Twoja działalność to misja społeczna — ale też konkretne obowiązki prawne. Od umów po RODO, od dostępności po przejrzystość finansową — sprawdź, jak działać zgodnie z przepisami i z pełnym zaufaniem mieszkańców.
📄 Umowy i zamówienia publiczne
– Umowy z wykonawcami, partnerami, grantobiorcami – zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych.
– Obowiązek publikacji ogłoszeń, protokołów, wyników postępowań – na BIP lub platformie zakupowej.
– Klauzule o odpowiedzialności, harmonogramie, rozliczeniu – warto ustandaryzować.
🧾 Regulaminy i dostępność
– Regulaminy usług, wydarzeń, rekrutacji – dostępne online i w placówce.
– Zgodność z ustawą o dostępności cyfrowej i architektonicznej – szczególnie dla osób z niepełnosprawnościami.
– Polityka zwrotów, reklamacji, zapisów – zgodna z przepisami konsumenckimi i wewnętrznymi procedurami.
🔐 RODO i dane mieszkańców
– Dane osobowe (imię, adres, PESEL, dokumentacja spraw) – podlegają szczególnej ochronie.
– Klauzula informacyjna przy formularzach, zapisach, kontaktach.
– Umowy powierzenia danych z systemem informatycznym, hostingiem, księgowością.
🧯 Bezpieczeństwo i procedury
– Polityka bezpieczeństwa informacji – zgodna z ustawą o ochronie danych osobowych i KRI.
– Procedury reagowania na incydenty, błędy, skargi – warto mieć spisane i dostępne.
– Ubezpieczenia OC instytucji – zalecane przy organizacji wydarzeń, pracy z dziećmi, opiece.
📢 Komunikacja i promocja
– Reklama działań publicznych musi być zgodna z etyką – bez wprowadzania w błąd, z poszanowaniem neutralności politycznej.
– Można informować o projektach, wydarzeniach, programach, opiniach mieszkańców.
– Zgoda na publikację zdjęć, wypowiedzi, materiałów promocyjnych – najlepiej pisemna.
Podsumowanie
Instytucje publiczne to zaufanie i odpowiedzialność — a to buduje się przez zgodność z prawem, przejrzystość i bezpieczeństwo. Zadbaj o dokumentację, RODO, dostępność i komunikację – by Twoje działania były nie tylko skuteczne, ale i społecznie wartościowe.